Si delegar es la solución a gran parte de los problemas que surgen durante la jornada laboral, en este post te contamos todo sobre la delegación efectiva. A partir de ahora no te supondrá ningún problema.
¿Qué es la delegación efectiva?
Gran parte de los problemas de los directivos que no tienen tiempo para desarrollar todas sus tareas, vienen derivados de su incapacidad de delegar de forma correcta y eficiente. Asumen más trabajo del que liberan y no dejan espacio para otras tareas propias del cargo que ocupan.
Podemos decir que la delegación efectiva es una habilidad que todo líder debe poseer y que lo ayuda a encomendar las asignaciones que se tienen pendientes a otro miembro del equipo, confiando en su trabajador lo podrá hacer de la mejor manera por medio de diferentes prácticas.
Causas por las que no se delega de forma eficaz
- Malas experiencias en la delegación. Podemos encontrarnos con directivos que hayan necesitado delegar en el pasado sin éxito. Estas malas experiencias han alimentado creencias que ahora pueden limitarles a la hora de delegar de forma eficiente.
- Miedo a fracasar. Ante este miedo, muchos directivos prefieren asumir ellos el trabajo personalmente, antes que poner en riesgo los resultados del departamento.
- EGO. El peor enemigo de un directivo que quiere delegar de forma eficiente. “No sé qué harían sin mí”, “qué buen jefe soy”, etc. Cuando consigas erradicar estos pensamientos comenzarás a delegar de forma eficiente.
- Falta de talento. Puede ser que actualmente no tengas el talento ni las competencias para comenzar a delegar de forma eficiente, sin embargo, deberemos comenzar por desarrollarlo. ¿Qué mejor momento que ahora?
Las cinco claves para comenzar a delegar de forma efectiva
- Analiza la conducta de tu gente. Este tipo de análisis es fundamental para la realización de una delegación efectiva. Cada comportamiento tiene asociadas una serie de competencias y tareas que pueden desarrollarse de forma más o menos eficiente. Conocer esto, nos ayudará a encomendar cada una de las tareas pendientes.
- Analiza el grado de madurez de los trabajadores. Para ello puedes utilizar dos métodos diferentes. Por un lado, el nivel de competencia y actitud que pone al realizar una determinada tarea y por otro lado, la motivación que muestra para realizarla.
- Identifica los mejores perfiles para determinados trabajos. Después de haber analizado el grado de madurez y el patrón de conducta de cada uno de tus trabajadores, te será mucho más sencillo ir asignando las tareas según vayan surgiendo.
- Enseña y acompaña a tu equipo. Al principio te tocará pringarte las manos con el trabajo de mentor, sin embargo, a medida que vayas desarrollando las capacidades de cada persona, podrás encomendar a los trabajadores más desarrollados, que formen a las nuevas incorporaciones.
El trabajo es sencillo, el primer paso es que el mentor desarrolle el trabajo, mientras el trabajador observa. En segundo lugar, deberás desarrollar el trabajo junto con tu trabajador para que, de esta manera, pueda seguir aprendiendo a la vez que lo lleva a la acción. El tercer paso consiste en realizar el trabajo delante del mentor o formador para pulir las técnicas y hacer anotaciones sobre posibles mejoras. Por último, el mentor se retira y da paso al trabajador.
- Prioriza en las tareas. Identifica y saca de tu cabeza todas las tareas y funciones a realizar. Haz una lista con ellas por orden de importancia, y comienza a delegar.
Las fases de la delegación
- Especifica de forma clara las metas, objetivos y tareas
Debes definir y comunicar de forma clara el objetivo a cumplir, las tareas que se deben realizar y bajo qué instrucciones debemos ejecutarlas. Debes asegurarte de que la persona ha entendido lo que le pides a la perfección.
- Comunicación eficiente
Deberás adecuar tu patrón de comunicación al del receptor de tu mensaje. Al igual que no todas las personas somos iguales, no todas las personas comprenden y asimilan los mensajes de la misma manera. Investiga sobre sus necesidades comunicativas para poder transmitirlo de forma eficiente.
- Ofrece tu confianza
El colaborador debe sentir que confías en él al cien por cien para de esta manera, poder desarrollar de forma efectiva su autoconfianza.
- Marca una fecha límite
Debes definir el tiempo máximo para la consecución del objetivo. Para que sea más sencillo, puedes dividir el objetivo principal en pequeños objetivos; de esta manera, podrás determinar fechas de entrega para cada uno de ellos.
- Define prioridades.
Como hemos comentado anteriormente, además de saber nosotros mismos cuál es la tarea más importante, debemos hacérselo saber a la persona en la que delegamos la responsabilidad de dicha tarea. Recuerda que tu equipo no cuenta con la misma perspectiva que tú, es decir, no cuentan con una mirada tan global como la tuya.
- Establece niveles de autoridad.
Debes definir qué nivel de autoridad tiene cada una de las personas de tu equipo. Debes comunicar qué decisiones pueden tomar cada uno de ello y con quien deben consultar todas las propuestas y recomendaciones.
Cuando hagamos la recomendación, habrá personas que podrán actuar con total autonomía, mientras que otras tan solo podrán hacer recomendaciones o informar.
- Establece controles.
Establece diferentes fechas para llevar a cabo reuniones de supervisión de las diferentes tareas. Estas reuniones se realizan principalmente para medir las desviaciones y corregir el plan de acción conforme se vayan dando.
Lo recomendable al principio es realizar reuniones con cierta frecuencia, para ir distanciándolas en el tiempo, a medida que los colaboradores vayan cogiendo experiencia.
- Delegar no es hacer
Si tu colaborador no llega a la fecha de entrega, no caigas en el error de realizar su tarea. Este tipo de comportamiento puede hacer que disminuya la autoestima del trabajador. ¿Cómo puedes ayudarlo? Puedes hacer reajustes sobre la tarea, acompañar o aconsejar al colaborador, pero nunca debes realizar aquello que has delegado.
Ya tienes la teoría, ahora solo falta llevarlo a la práctica. No te quedes atrás y comienza a delegar. Estamos seguros de que conseguirás llegar a ser un buen líder.