Propósitos de la reunión de aprendizaje
> Desarrollar en los participantes habilidades específicas para moderar y participar en Reuniones de Trabajo con orientación a resultados, profundizando en tres aspectos fundamentales:
> Identificar las reglas de actuación, que nos permitirán actuar con efectividad y entrenar nuestra:
– Empatía
– Asertividad
– Escucha e Influencia
– El Arte de Preguntar
> Influir en la dinámica de interacción entre los participantes, dependiendo del tipo de reunión y descubrir los modelos de relación interpersonal productivos.
> Utilizar apoyos y herramientas de trabajo en grupo, que facilitan la exposición, recopilación, agrupación y selección de ideas y compromisos.
Objetivos operativos
Después del entrenamiento, los participantes, al tratar con compañeros, superiores y clientes, serán capaces de:
> Reconocer y usar las fortalezas que le permitan una contribución efectiva en cada reunión de la que forma parte.
> Enriquecer su funcionamiento, colaborando con todos los miembros del equipo y aprovechando la sinergia que ofrece cada individualidad.
> Conocer y entrenar distintas habilidades que se deben buscar y cuidar en los equipos de alto rendimiento.
> Construir un plan de entrenamiento que me ayude a cuidar las fortalezas que me caracterizan.
> Romper con la rutina, buscando formas nuevas de hacer las reuniones más productivas.
> Manejar la herramienta “Wallchart o Pinboard” como ayuda para provocar el pensamiento irradiante y para estimular el recuerdo y la mezcla de ideas.
Competencias:
■ Orientación al Cliente y al Servicio.
■ Habilidades de Comunicación/Negociación.
■ Habilidades de Venta.
■ Pensamiento Analítico.
■ Compromiso con los Resultados.
■ Entusiasmo.
■ Iniciativa/Innovación.
Metodología
Este taller tiene un 70% de actividad práctica y un 30% de reflexión y asimilación teórica.
A través de una reflexión compartida y diferentes ejercicios de grupo, todos los participantes serán conscientes que deben aplicar una metodología de funcionamiento, para pilotar en sus reuniones.
Pequeñas píldoras didácticas nos ayudarán a descubrir pautas de actuación, para funcionar con flexibilidad en un entorno complejo y dinámico.
Después de cada ejercicio, cada participante selecciona las sugerencias que pondrán en práctica y que mantendrán como hábito de funcionamiento diario.
Entrenamiento:
Se realizará en 2 jornadas de 8 horas cada una.
Antes del encuentro: Prework lecturas preparatorias y cuestionario de auto análisis, que se debe cumplimentar y enviar al “facilitador”.
Después del encuentro: Postwork con análisis de pericias empleadas y acompañamiento a distancia del “facilitador” con recomendaciones particulares dependiendo de las necesidades y exigencias de cada situación.
Programa
Bienvenida – introducción:
Objetivos y acuerdos de entrenamiento, para el uso y disfrute de la metodología activa de descubrimiento y cambio de hábitos.
> Planteando retos y desafíos.
> Lo que nos gusta: oír, ver, sentir y hacer…
> Momentos de la verdad y funciones de la reunión y habilidades necesarias para cada una de ellas:
> Compartir información en reuniones informativas.
> Conseguir implicación en reuniones decisorias.
> Obtener participación en reuniones de trabajo.
> Producir ideas en reuniones creativas.
¿Qué situaciones críticas se me plantean?
¿Qué tipo de respuestas son las más productivas?
Clasificaremos distintos ejemplos y momentos de la verdad y utilización de ejemplos de la reunión y analizamos qué aspecto de nuestra marca personal (fortalezas), tiene más influencia en el éxito.
> Dimensiones personales y su impacto en nuestras reuniones: Impulsores de progreso:
> Palabras y secuencia de contenidos
> Actitud emocional.
> Disposición corporal.
Compartimos distintos detalles y puntos de acción, para usar en nuestra actuación y responsabilidad, balanceando entre las tres dimensiones y reconociendo el porcentaje de apoyo que tengo que poner en cada uno de los tres impulsores.
Compartimos un modelo de trabajo y elegimos diferentes ámbitos de nuestra actividad donde lo debemos aplicar.
> Aspectos a cuidar:
> Contenido: datos, hechos específicos del presente.
> Estructura: orden y contexto.
> Forma: emociones y su gestión.
> Dominio de obstáculos: brevedad y seguridad en la recepción. > Enfoque positivo y cortesía.
> Sintonía o sincronización del mensaje.
> Escucha activa.
> Empatía sentida y demostrada.
> Uso de palabras motor.
> Arte de preguntar:
1. Comprender y
2. Hacerme comprender.
> Feedback de retorno.
> Vehículos para comunicar.
> Análisis del comportamiento y entrenamiento en colaboraciones productivas en diferentes ejemplos de reuniones en el día a día.
> Papel del árbitro del contexto:
> Interesar.
> Instruir.
> Incentivar.
> Interactuar.
> Manejo de preguntas.
> Control de las reacciones grupales.
> ¿Cómo responder de forma correcta?
«Lo mejor que puedes hacer por los demás no es enseñarles tus riquezas sino hacerles ver la suya propia»
Goethe
En este apartado nos planteamos la utilidad de provocar una participación productiva en la reunión, como modelo de actuación poderoso en Organizaciones Inteligentes.
> Entrenamiento en hábitos/herramientas de apoyo para actuar ante las disfunciones:
> Falta de atención.
> Ausencia de responsabilidad.
> Falta de compromiso.
> Miedo al error.
> Falta de confianza.
> Exceso de ruido.
> Mensaje complejo.
> Mal ambiente
Usando la técnica del Role-Playing, teatralizaremos distintos ambientes donde solemos poner en practica, nuestra experiencia de reunión.
> Práctica de atención “mapa de empatía”
Desarrollar el estado de atención plena, ante las exigencias del momento:
> ¿Qué piensan y sienten los otros?
> ¿Qué ven?
> ¿Qué oyen?
> ¿Qué dicen y hacen?
> ¡Esfuerzos que tienen!
> ¡Resultados y deseos que quieren lograr!
> Práctica de intervención con herramientas y análisis sobre cómo nos ayudarán a gestionar cada exigencia.
Herramientas de apoyo para facilitar el “foco” en los diagramas visuales “Wallchart o Pinboard” para…
…aumentar la productividad reduciendo tiempos.
…incrementar la rentabilidad facilitando y potenciando la creatividad.
…disminuir el trabajo cortando y pegando.
…estimular la colaboración y potenciar la discusión constructiva.
> Detalle de diagramas visuales “Wallchart o Pinboard”:
“Danos las herramientas y nosotros terminaremos el trabajo*”
La fuerza de un equipo debe ser mayor que la suma de sus partes.
Todos nosotros tenemos una riqueza de conocimientos, conceptos e ideas parcialmente formadas.
Como resultado de esto, una persona emplea más tiempo en esforzarse por comprender al otro, que en analizar y resolver los problemas.
Las herramientas Wall Chart son más que meros instrumentos para la resolución de problemas: son herramientas de gestión para la cristalización de ideas y para desarrollar planes de acción en situaciones complejas. Las herramientas estadísticas son para los datos, lo que las herramientas Wall Chart son para las ideas y las palabras.
Diagrama de Afinidad.- Para encontrar y agrupar ideas, problemas y expectativas
Diagrama de Árbol.- Para distribuir colaboración y responsabilidades
Diagrama Matriz.- Para establecer prioridades y construir decisiones
> ¿Qué me llevo?
Plan de Acción Personal:
¿Elaboración de un plan con entrenamiento de las acciones específicas para situaciones concretas.
> ¿Qué me llevo?
> ¿Qué sugerencias he obtenido de este taller y voy a aplicar en mi actuación?
Nunca llegaréis a ningún sitio si no os arriesgáis y lo intentáis, aprendiendo más después de cada experiencia.
Hay algo muy curioso que sucede con el bambú japonés y que lo transforma en no apto para impacientes: Siembras la semilla, la abonas y te ocupas de regarla constantemente. Durante los primeros meses no sucede nada apreciable. En realidad no pasa nada con la semilla durante los primeros siete años, a tal punto, que un cultivador inexperto estaría convencido de haber comprado semillas infértiles. Sin embargo, durante el séptimo año, en un periodo de solo seis semanas la planta de bambú crece más de 30 metros.